CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO. Semana No. 25 y 26

ARCHIVO  ACTIVO:  Se caracteriza  por  que  la  información que  conserva  es  consultada permanentemente, para  el  caso  de  los  archivos de  gestión, se  puede  estar  hablando  de  la información del año  en  vigencia.

El  archivo  activo  se  denomina también, Corriente, Vigente  o  de  Gestión;  en  este  archivo  se  conserva  el  100%  de  la  información, la  cual  deberá  ser  evaluada  anualmente  para  los  traslados  al  archivo. semiactivo.


ARCHIVO  SEMIACTIVO:    Se  denomina también intermedio.  son los constituidos  por documentos  que  ya  cumplieron su trámite  pero  que  por  razones legales, fiscales o adminstrativas siguen  vigentes  y  son  consultados  con  menor  frecuencia. El porcentaje de información  que  conseva es de más o menos  un 60%,  su  fuente  es  el  archivo  activo.
al   igual  que  en el activo se  deben  realizar  evaluaciones periódicas  de  esta  información para  decidir  su  conservación permanente  o  eliminarlo.


ARCHIVO  PERMANENTE:  Contiene  la  información  vital para  la  compañia  y  la  que  va  conformando  su  historia.  A  este  archivo  se  le  denomina erróneamente  archivo  inactivo, porque  el  indice  de  consulta es  muy   bajo. Conserva además información  que  puede  ser  útil para la ciencia, la hístoria o la cultura se un país.
Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo.


ARCHIVO DESCENTRALIZADO:   Son  aquellos  que  se encuentran distribuidos  fisica  y  funcionalmente en diferentes áreas  de  una  entidad.

La permanencia de  los  expedientes (socumentos) en cada uno  de  estos archivos depende básicamente de la  vigencia del asunto que les dio  origen.

Otras de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa opte o elija para el manejo  de la  información que  puede  ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA  o DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL.

ARCHIVO NUMERICO:  Es un sistema indirecto, porque para  localizar  un  documento primero  hay  que  consultar un tajetero y determinar  el  código o número asignado  para  este documento o expediente,

TALLER  EN  CLASE, PARA EXPONER  LA  PROXIMA CLASE.

1) En que  consiste la organización del archivo numérico.

2)Cuál  es  la  función  de  los  tarjeteros.

3)Cómo funciona el tarjetero numérico.

4)Cómo funciona el sistema de archivo numérico de colores.

5)Cuál es la importancia del uso de los colores en un sistema de archivo numérico.

6) Cuál es la función de: 

a) Archivo alfabético y dar ejemplos.

b) Archivo alfa-numérico y dar ejemplos.

c)Archivo numérico y dar ejemplos.

d) Los tarjeteros  y dar  ejemplos.

7)Exponer  la  proxima  clase- el archivo  y  su clasificación.